Arsip Elektronik atau sering disebut
juga arsip digital merupakan arsip yang sudah
mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran
elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran
elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat
komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.
Hasil alih media arsip disimpan
dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti
Harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi
dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi
fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.
Sistem arsip elektronik
merupakan otomasi dari sistem arsip manual. Maka sistem arsip elektronik
sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip
elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.
Manfaat Arsip Elektronik:
1. Cepat ditemukan dan
memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
2. Pengindeksan yang fleksibel
dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan
menghemat tenaga, waktu dan biaya.
3. Pencarian secara full-text,
dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya
dalam bentuk full text dokumen.
4. Kecil kemungkinan file akan
hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya
tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya
bedasarkan kata atau nama file jika
tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media
lain, misalnya CD atau external hard disk.
5. Menghemat tempat, dengan
kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk
teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF)
atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).
6. Mengarsip secara digital,
sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat
diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya
dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman
karena disimpan secara digital.
7. Berbagai arsip secara
mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan
memalui LAN bahkan internet.
8. Meningkatkan keamanan,
karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan
secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit
untuk mengaksesnya.
9. Mudah dalam melakukan recovery
data, dengan memback-up data ke dalammedia penyimapanan yang compatible.
Bandingkan dengan men-recoverydokumen kertas yang sebagian terbakar atau
terkena musibah banjir ataupunpencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan
lagi.
Arsip elektronik diciptakan melalui
proses digitalisasi dari arsip konvensional dimana proses ini membutuhkan
tahapan-tahapan sebagai berikut:
a. Tahapan pengumpulan bahan
Arsip yang dipilih untuk dilayankan
adalah dengan mempertimbangkan kegunaan arsip diman arsip yang sering dicari
oleh pengguna adalah yang menjadi prioritas pertama, kemudian adalah arsip yang
sudah rapuh atau segera rusak, untuk menjaga, merawat, maupun untuk
pertimbangan perlindungan maka arsip-arsip yang sudah rapuh didahulukan untuk
dilayankansehingga disamping sebagi fungsi pelayanan juga untuk fungsi
perlindungan. Pertimbangan selanjutnya adalah dari sisi informasi, semakin
penting informasi yang terkandung di dalam arsip maka arsip tersebut menjadi
prioritas untuk segera dilayankan
b. Tahapan Pemindaian
Tahapan pemindaian dimana arsip
konvensional jenis tekstual dan jenis foto dilakukan pemindaian dengan alat
pemindai yaitu scanner. Proses pemindaian dilakukan dengan hasil disesuaikan
pada format TIFF yaitu format image tanpa kompresi dan resolusi pada 600dpi
untuk perlindungan arsip
c. Tahapan Manipulasi
Tahapan dimana arsip elektronik
disesuaikan sehingga nantinya dapat digunakan pada aplikasi dengan baik. Karena
file hasil digitalisasi adalah sangat besar dan berformat TIFF maka pada
tahapan ini diubah formatnya ke dalam bentuk pdf dan ukuran resolusi diperkecil
sampai dengan 25% dari aslinya
d. Tahapan Entry Data
Setelah arsip elektronik dilakukan
proses manipulasi dan siap untuk digunakan maka selanjutnya adalah melakukan
entry data dimana data deskripsi arsip disesuaikan dengan arsip elektronik
sehingga pengguna dapat melakukan pencarian dari aplikasi ini dengan
menggunakan kata kunci sesuai dengan deskripsi arsip dan dpat langsung melihat
arsip elektronik hasil penemuan kembali tersebut. Dengan layanan yang langsung
dapat menggunakan arsip.
e. Tahapan Editing dan Koreksi
Tahapan terakhir diman pada tahapan
ini disamping dilakukan koreksi terhadap pengetikan deskripsi arsip juga
dilakukan koreksi apakah data deskripsi arsip yang dientry sudah sesuai dengan
arsip elektronikanya. Jika pengetikan maupun kesesuaian data belum benar maka
segera dilakukan editing yang diharapkan dari proses koreksi dan editing ini
tidak ada kesalahan teknis dalam hal pengetikan dan kesesuaian data
Keuntungan dan Kelemahan Arsip
elektronik adalah:
a. keuntungan:
- Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
- Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
- Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
- Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
- Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
- Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.
- 1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,
- memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;
- 2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan
- maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;
- 3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,
- misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen
- kerena tidak sengaja.
