Arsip Elektronik

Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.  Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media.  Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain.  Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.

 Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual.  Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

Manfaat Arsip Elektronik:

1.  Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2.  Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.

3.  Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun  nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.

4.  Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya

bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.

5.  Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).

6.  Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.

7.   Berbagai arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.

8.  Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.

9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalammedia penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recoverydokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupunpencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

Arsip elektronik diciptakan melalui proses digitalisasi dari arsip konvensional dimana proses ini membutuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut:

a. Tahapan pengumpulan bahan

Arsip yang dipilih untuk dilayankan adalah dengan mempertimbangkan kegunaan arsip diman arsip yang sering dicari oleh pengguna adalah yang menjadi prioritas pertama, kemudian adalah arsip yang sudah rapuh atau segera rusak, untuk menjaga, merawat, maupun untuk pertimbangan perlindungan maka arsip-arsip yang sudah rapuh didahulukan untuk dilayankansehingga disamping sebagi fungsi pelayanan juga untuk fungsi perlindungan. Pertimbangan selanjutnya adalah dari sisi informasi, semakin penting informasi yang terkandung di dalam arsip maka arsip tersebut menjadi prioritas untuk segera dilayankan

b. Tahapan Pemindaian

Tahapan pemindaian dimana arsip konvensional jenis tekstual dan jenis foto dilakukan pemindaian dengan alat pemindai yaitu scanner. Proses pemindaian dilakukan dengan hasil disesuaikan pada format TIFF yaitu format image tanpa kompresi dan resolusi pada 600dpi untuk perlindungan arsip

c. Tahapan Manipulasi

Tahapan dimana arsip elektronik disesuaikan sehingga nantinya dapat digunakan pada aplikasi dengan baik. Karena file hasil digitalisasi adalah sangat besar dan berformat TIFF maka pada tahapan ini diubah formatnya ke dalam bentuk pdf dan ukuran resolusi diperkecil sampai dengan 25% dari aslinya

d. Tahapan Entry Data

Setelah arsip elektronik dilakukan proses manipulasi dan siap untuk digunakan maka selanjutnya adalah melakukan entry data dimana data deskripsi arsip disesuaikan dengan arsip elektronik sehingga pengguna dapat melakukan pencarian dari aplikasi ini dengan menggunakan kata kunci sesuai dengan deskripsi arsip dan dpat langsung melihat arsip elektronik hasil penemuan kembali tersebut. Dengan layanan yang langsung dapat menggunakan arsip.

e. Tahapan Editing dan Koreksi

Tahapan terakhir diman pada tahapan ini disamping dilakukan koreksi terhadap pengetikan deskripsi arsip juga dilakukan koreksi apakah data deskripsi arsip yang dientry sudah sesuai dengan arsip elektronikanya. Jika pengetikan maupun kesesuaian data belum benar maka segera dilakukan editing yang diharapkan dari proses koreksi dan editing ini tidak ada kesalahan teknis dalam hal pengetikan dan kesesuaian data

Keuntungan dan Kelemahan Arsip elektronik adalah:

          

 a. keuntungan:

• Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
• Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
• Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
• Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
• Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
• Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.     

 b. Kelemahannya :

• 1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,
• memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;
• 2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan
• maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;
• 3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,
• misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen
• kerena tidak sengaja.

MENGENAL KEBUDAYAAN PULAU SUMATERA

MENGENAL KEBUDAYAAN PULAU SUMATERA

SUMATERA UTARA

1. Rumah Adat 

Rumah adat Sumatera Utara dinamakan Parsakitan dan Jabu Bolon. Jabu Parsakitan adalah rumah adat di daerah Batak Toba, tempat penyimpanan barang-barang pusaka dan tempat penyimpanan barang-barang pusaka dan tempat pertemuan untuk mem
bicarakan hal-hal yang berhubungan dengan penyelenggaraan adat. Jabu Bolon adalah rumah pertemuan suatu keluarga besar. Berbentuk panggung dan ruang atas untuk tempat tinggal bersama-sama, Tempat tidur lebih tinggi dari dapur.

2. Pakaian Adat

Di daerah Tapanuli Utara tenunan tradisionalnya disebut ulos. Kain ulos itu terdiri dari beberapa macam yang harga dan fungsinya berbeda-beda. Misalnya: Ulos Godang, Sibolang, Mangiring, Sitoluntuho, Ragi Hidup, Sadum, dan Ragi Hotang.

Pada upacara adat kaum pria mengenakan tutup kepala yang disebut sabe-sabe dari ulos mangiring. Di bahunya disampirkan Ulos Ragi Hotang dan mengenakan kain sarung. Kaum wanitanya menegenakan Ulos Sadum yang disampirkan di kedua bahunya dililit dengan Ulos Ragi Hotang dan mengenakan sarung suji.

 3. Tari-tarian Daerah Sumatera Utara

a. Tari Serampang Dua Belas, sebuah tari melayu dengan irama joged. Diiringi musik dengan pukulan gendang ala Amerika Latin. Serampang Dua Belas merupakan tari pergaulan, baik bagi muda-mudi maupun orang tua.

  (Tari Tor-tor salah satu tarian Sumatera Utara)

b. Tari Tor-tor, sebuah tari dari daerah Batak dengan latar belakang falsafah peradatan dan ditarikan dalam suasana khusuk.

c. Tari Marsia Lapari, tari garapan ini menggambarkan kegiatan gadis-gadis Sumatera Utara yang senantiasa saling membantu dalam menggarap sawah. Olahan tari didasarkan unsur gerak tari daerah Tapanuli Selatan yang diramu dengan unsur daerah lain, dengan iringan musik gondang sembilah.

d. Tari Manduda, suatu bentuk tarian rakyat Simalungun yang bersuka ria di masa panen padi.

 (Tari Tor-tor salah satu tarian Sumatera Utara)
 

4. Senjata Tradisional

Piso surut adalah sejenis belati dan merupakan senjata tradisional di Tanah Karo, Sumatera Utara. Piso gaja dompak, berupa sebilah keris panjang merupakan lambang penting pemerintahan Raja Si Singamangaraja. Senjata ini hanya boleh diguanakan oleh raja saja. Senjata tradisional yang biasa digunakan oleh masyarakat umum adalah hujur sejenis tombak dan podang sejenis pedang panjang.

5. Suku
Suku dan marga yang terdapat di daerah Sumatera Utara : Melayu, Batak (Mandailing, Toba, Simalungun, Karo), Nias, dan lain-lain.

6. Bahasa Daerah
Batak, Karo, Melayu, Nias, Mandailing, dan lain-lain.

7. Lagu Daerah : Pantun Lama, Butet, Sengko-sengko.

SUMATERA BARAT

1. Rumah Adat 

Rumah Gadang

Rumah adata Sumatera Barat dinamakan Rumah Gadang. Rumah Gadang di Sumatera Barat adalah untuk tempat tinggal. Rumah tersebut dapat dikenali dari tonjolan atapnya yang mencuat ke atas yang bermakna menjurus kepada Tuhan Yang Maha Esa. Tonjolan itu dinamakan gojoang yang banyaknya sekitar 4-7 buah. Rumah Gadang mempunyai 2-3 lumbung padi antara lain Si Bayo-bayo yang artinya persedian padi bagi keluarga dari rantau. Si Tinjau Lauik, padinya untuk diberikan kepada yang tidak mampu dan Si Tangguang Litak, padinya khusus bagi yang punya rumah.

2. Pakaian Adat

Kaum pria dari Sumatera Barat memakai tutup kepala yang disebut saluak. Memakai baju model teluk belanga yang berlengan agak pendek dan melebar ke ujung. Selembar kain menyelempang di bahu dan sebilah keris terselip di depan perut. Ia juga memakai celana panjang dengan kain songket melingkar di tengah badan. Sedangkan wanitanya memakai tutup kepala bergonjang yang disebut tangkuluak tanduak, baju kurung dengan kain songket menyelempang di bahu dan berkain songket. Perhiasan yang dipakainya adalah anting-anting, kalung bersusun dan gelang pada kedua belah tangan, pakaian ini berdasarkan adat Minangkabau.

3. Tari-tarian Daerah Sumatera Barat

Tari Piriang

a. Tari Piriang, sebuah tarian tradisional yang melambangkan suasana kegotongroyongan rakyat dalam menunaikan tugasnya. Siang hari mengerjakan sawah ladang dan malam harinya bersukaria bersama-sama.

b. Tari Payung, ditarikan oleh pasangan muda-mudi dengan payung tangan, sang pria selalu melindungi kepala sang wanita, sebuah perlambang perlindungan lelaki terhadap wanita.

c. Tari Kiek Gadih Minang, merupakan tari kreasi yang mendasarkan garapannya pada unsur-unsur gerak tari tradisi Minang. Tari kelompok ini menggambarkan kesibukkan gadis-gadis Minang di waktu subuh selagi bersiap-siap menuju mesjid.

4. Senjata Tradisional

Karih Sumatera Barat

Senjata tradisional yang amat terkenal di Sumatera Barat adalah Karih yang merupakan senjata tikam. Senjata tikam lainnya adalah belati, disamping tombak, ruduih yang disebut juga golok atau ladiang. Tombaknya yang berujung tiga disebut piarit.

5. Suku 

Suku dan marga yang terdapat didaerah Sumatera Barat adalah Mentawai, Minangkabau (Jambak, Guci, Piliang, Caniago, Tanjung, Pisang, Sikumbang, Panyalai, dan Koto).

6. Bahasa Daerah : Minangkabau, Melayu, dan lain-lain.

7. Lagu Daerah : Kampuang nan Jauah di Mato, Ayam Den Lapeh, Dayuang Palinggam dll.

SUMATERA SELATAN

1.    Rumah Adat

Rumah Limas

Rumah adat Sumatera Selatan bernama Rumah Limas, Ia merupakan rumah panggung, untuk tempat tinggal para bangasawan. Rumah Limas berjenjang lima dengan bermakna Lima Emas, yaitu keagungan, rukun dan damai, sopan santun, aman dan subur, kemudian makmur dan sejahtera. Pintu Gerbang Emas harus ada pada setiap RUmah Limas.

2.    Pakaian Adat

Pakaian Adat

Pria Sumatera Selatan mamakai pakaian adat berupa mahkota , kalung bersusun dengan baju yang khas. Ia juga memakai celana panjang dan kain songket pada bagian tengah badan.

Wanitanya memakai pakaian yang mirip dengan prianya, yaitu bermahkota, kalung susun, pending dan gelang pada kedua belah tangan. Ia jua memakai kain songket yang melingkar pada bagian tengah badan serta berkain songket. Pakaian ini dipakai untuk upacara pernikahan.

3.    Tari-tarian Daerah Sumatera Selatan

Tari Tanggai

a.    Tari Tanggai, merupakan sebuah tarian dalam menyambut para tamu disertai upacara kebasaran adat.

b.    Tari Putri Bekhusek, artinya sang putri yang sedang bermain. Tari ini sangat popular di Kabupaten Ogan Komering Ulu dan melambangkan kemakmuran daerah Sumatera Selatan.

c.    Tari Menyadap Karet, tari menggambarkan canda-ria muda-mudi Sumatera Selatan selagi menyadap karet, yang tak jarang menuntunmereka ke jenjang perkawinan. Tari yang diperkaya dengan unsur gerak tradisi ini berkenan sebagai tari pergaulan yang menimbulkan suasana gembira.

4.    Senjata Tradisional

Senjata tradisional yang terkenal di Sumatera Selatan adalah keris. Keris situ ada yang berlekuk 7, 9 atau 13, yaitu dengan jumlah ganjil.

Senjata tradisional Sumatera Selatan – Tombak Trisula

Selain keris ada pula senjata lainnya seperti tombak, pedang, dan badik. Tombak Sumatera Selatan yang bermata tiga dinamakan trisula.

5.    Suku

Suku dan marga yang terdapat di Sumatera Selatan adalah: Komering, Palembang, Pasemah, Semenda, Ranau Kisan, Ogan, Lematang, Rajang, Rawas, Kubu, dan lain-lain.

6.    Bahasa Daerah : Kubu, Palembang, Rejang Lebong, dan lain-lain.

7.    Lagu Daerah : Kabile-bile, Tari Tanggai, Dek Sangke.